La guida pratica alla fatturazione elettronica obbligatoria con un gestionale in cloud : B2B, tra privati e verso la pubblica amministrazione
Molte sono le domande e i dubbi di imprese e partite IVA. I cambiamenti incutono sempre un iniziale timore, ma la fattura elettronica potrebbe essere un primo passo per un’evoluzione estremamente positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano che oggi in Europa è pioniere in questo campo.
Il primo passo è stato fatto nel 2014 con la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione che ha visto le fatture elettroniche diventare il documento obbligatorio per tutti i rapporti con la PA, gli enti pubblici e poi verso le società quotate inserite nell’indice FTSE MIB della Borsa Italiana.
Dal 2017 il Sistema di Interscambio (il sistema dell’Agenzia delle Entrate utilizzato per lo scambio delle fatture elettroniche) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati (imprese, professionisti, ecc…) per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo.
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) sia verso i consumatori finali.
Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.
I soggetti passivi IVA, altresì, trasmettono telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati relativi alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, salvo quelle per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le modalità del Sistema di Interscambio.
La trasmissione telematica è effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione. Sono, comunque, già esonerati dalle precedenti disposizioni i soggetti passivi che rientrano nel c.d. “regime di vantaggio” e quelli che applicano il regime forfettario.
L’obbligo di fatturazione elettronica fu anticipato al 1° luglio 2018 per le fatture emesse per:
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cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori a soggetti passivi Iva [ NB: obbligo poi rinviato al 1° gennaio 2019 ];
prestazioni di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici.
Dal 1° settembre 2018 è obbligatoria l’emissione della fattura elettronica per il tax free shopping. L’obbligo riguardante gli acquisti di beni:
da parte di viaggiatori extra UE;
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di importo superiore a 155 Euro al lordo dell’IVA;
per uso personale o familiare;da trasportarsi fuori dal territorio doganale comunitario nei bagagli personali.
Con un gestionale in cloud come Gestionale sul Web, puoi generare il tracciato XML delle fatture create e decidere se far firmare il file a Gestionale sul Web o utilizzare il tuo kit di firma digitale.
Se non decidi di attivare il sistema di interscambio (SDI) di Gestionale sul Web, puoi comunque inviare direttamente dal gestionale e tramite PEC la fattura elettronica firmata.
Vedi il dettaglio delle funzioni o prova gratuitamente il prodotto.
Con un gestionale in cloud come Gestionale sul Web, puoi importare le fatture elettroniche che ricevi dai tuoi fornitori direttamente in Gestionale sul Web. Gestionale sul Web analizzerà il tracciato e valuterà se la fattura va riconciliata con altri documenti (DDT Fornitori o Ordini Fornitori) presenti nel gestionale e provvederà a chiuderli automaticamente.
Con il sistema di Interscambio (SDI) di Gestionale sul Web troverai direttamente sul sistema le fatture che ti hanno inviato i tuoi fornitori e dovrai solo confermarle.
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Gestionale sul Web ha un canale cifrato sicuro, dedicato e accreditato dall'Agenzia delle Entrate per la trasmissione e la ricezione automatica delle fatture elettroniche per conto dei propri clienti. Attivando il sistema di interscambio (SDI), provvederà direttamente Gestionale sul Web a firmare ed inviare le fatture elettroniche al sistema centrale dell'Agenzia delle Entrate.In caso di ricezione di un documento da un fornitore, il sistema centrale provvederà ad inviarlo a Gestionale sul Web, il quale lo renderà disponibile direttamente dentro la tua area dedicata del gestionale.
Risparmierai una notevole quantità di tempo grazie al sistema di interscambio (SDI) di Gestionale sul Web.
Con l'introduzione della fatturazione elettronica è obbligatorio conservare le copie dei tracciati inviati e ricevuti in modo conforme alla legge per la durata di 10 anni.
Con il modulo di archiviazione sostitutiva, Gestionale sul Web provvede in automatico a conservare i documenti creati e ricevuti in uno spazio dedicato, rispettando tutti i requisiti richiesti dalla legge in materia di conservazione documentale.
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Motivi per cui è meglio affidarsi a un software gestionale per affrontare la fatturazione elettronica
L’adozione di un software gestionale in cloud ti semplifica la vita in molti modi.
Gestire quasi senza sforzi la fatturazione elettronica è solo uno di molti vantaggi:
- Puoi produrre fatture, ordini, ddt e preventivi in pochi attimi.
- Registrare gli acquisti rapidamente e tenere sempre sotto controllo costi e profitti.
- Grazie allo scadenziario incassi e pagamenti automatico, la gestione dei pagamenti in entrata e uscita è semplice e ti permette di programmare gli investimenti.
- Se hai uno o più magazzini puoi gestirli con il software in maniera rapida e precisa.
Questi sono tutti validi argomenti, ma Gestionale sul Web pensa che i seguenti punti siano i motivi per i quali non puoi più fare a meno di un software gestionale!
- Maggiore sopravvivenza: i numeri parlano da soli, il tasso di “mortalità” delle imprese italiane entro 5 anni dall’apertura è in media il 40% (4 attività su 10 falliscono quindi entro il 5° anno); per le imprese che scelgono di dotarsi di un software gestionale il tasso di mortalità entro 5 anni dall’avvio è solo al 6% (1 attività su 20 fallisce quindi entro il 5° anno).
- Risparmio di tempo e denaro: la gestione amministrativa e contabile è spesso una vera e propria voragine di tempo e denaro per le piccole imprese. L’uso di un gestionale cloudpermette di risparmiare molti soldi e tempo:
- automatizzando attività di riconciliazione di crediti, solleciti, pagamenti e fatture;
- automatizzando attività di ricerca e la compilazione di documenti: calcoli di imposte, arrotondamenti a norma di legge, ecc… ;
- gestendo in maniera automatica la numerazione di fatture, clienti, ddt, prodotti;
- aggiornandosi continuamente alle novità normative e fiscali;
- ricordando ogni scadenza in modo automatico grazie allo scadenzario che si auto-compila e la facilità con cui puoi aggiungere i tuoi promemoria. Inoltre, puoi inviare solleciti ai clienti smemorati e accordare fidi di credito.
- Avere sotto controllo le tue finanze e farti pagare in tempo: la corretta gestione della fatturazione è il primo passo essenziale per essere pagati in tempo. Questo, assieme ai registri di prima nota e allo scadenziario, ti permettono di avere sempre sott’occhio la salute della tua attività. Inoltre, un gestionale ti può aiutare integrandosi con l’home-banking e con modalità di pagamento come PayPal per gestire ancora più efficientemente la registrazione dei pagamenti.
- Il commercialista diventa una Vera risorsa: troppo spesso imprese e professionisti pagano il commercialista fior di quattrini per fare il lavoro di un “qualsiasi ragioniere”. Non preferiresti sfruttare la competenza e professionalità del tuo commercialista per analizzare la situazione contabile, economica e patrimoniale della tua azienda e avere un quadro sempre aggiornato e completo permettendoti di fare scelte efficaci per la crescita degli affari?
- Minori costi amministrativi: il costo di gestione di errori e correzioni di fatture, ddt e simili è solitamente sottostimato se non addirittura ignorato. Una fattura errata nel migliore dei casi può farti perdere 20-30 minuti, ma nel peggiore può farti perdere 5-6 ore di lavoro e costarti una salata sanzione da parte dell’amministrazione finanziaria. Usare un software gestionale in cloud riduce nettamente la possibilità di commettere errori e abbatte tempi e costi amministrativi.
- Scelte finanziarie più efficaci: a meno che la tua attività non si limiti a poche transazioni e fatture l’anno e rari acquisti, è facile perdere d’occhio e non approfittare di potenziali investimenti vantaggiosi. L’uso di un gestionale ti permette di poter accedere e analizzare enormi quantità di dati in modo rapido e preciso. In ogni momento puoi infatti avere una visione dei flussi di cassa, i dati di vendita di specifici prodotti, la situazione di clienti e fornitori. Tutto in pochi clic!
- Marketing, analisi e gestione dei clienti di qualità più elevata: sai rispondere con assoluta certezza e precisione a queste domande?
- Quali sono i tuoi migliori clienti e i tuoi peggiori clienti a seconda di: fatturato, prezzo di ordine medio, tipologia di prodotto venduto, pagamenti?
- Sapresti dire su due piedi la situazione precisa di ogni tuo cliente: data ultimo ordine? media di acquisto? ritmo medio di acquisto? situazione crediti debiti? se ha ricevuto solleciti e quanti?
- Conosci i tuoi prodotti: quelli con migliore marginalità? le dinamiche di rapporto prezzo di produzione/acquisto e prezzo di vendita sono in contrazione? in quale periodo dell’anno vendi di più lo specifico prodotto e con che variazione sulla media? quando è il momento migliore per un’offerta verso i clienti? hai giacenze che devono essere liberate velocemente?
A tutte queste domande può rispondere Gestionale sul Web!