Anticipi bancari

Procedura per amministrazione e tesoreria

Questa guida spiega come configurare una linea di credito, presentare una richiesta di anticipo su scadenze clienti o fornitori, registrare l'esito della banca e seguire il rientro del finanziamento. Le funzioni contabili compaiono solo nelle aziende con il modulo Contabilità attivo.

Prima di iniziare

• Verificare che il modulo Anticipi bancari sia attivo per l'azienda e che l'utente disponga dei permessi necessari per consultare, creare, modificare, eliminare o stampare.
• Per contabilizzare l'erogazione, associare alla banca ordinaria un conto del piano dei conti. Preparare anche un conto Banca c/anticipi distinto dal conto ordinario.
• Le scadenze devono esistere negli scadenzari ed essere ancora aperte. Il modulo accetta RIBA e altre modalità di pagamento presenti nella scadenza.

Percorso: Amministrativo, Anticipi bancari. La pagina presenta le schede Cruscotto, Pratiche, Scadenze anticipabili e Castelletti.

Configurare il castelletto

1. Aprire la scheda Castelletti e selezionare l'icona verde di aggiunta.
2. Scegliere la banca, descrivere la linea, indicare limite e valuta. Se utile, inserire una percentuale standard di anticipo e una soglia di allarme.
3. Scegliere quando la richiesta impegna il castelletto: all'invio, all'accettazione della banca oppure all'erogazione. Il valore iniziale proposto è l'accettazione.
4. Salvare. Le azioni di modifica, dettaglio impegni ed eliminazione si trovano nel menu con tre puntini della riga.

Il castelletto mostra limite, importo utilizzato e disponibilità. Nel cruscotto la barra indica la percentuale utilizzata e il riquadro Disponibile cambia colore vicino alla soglia o sotto zero. Il dettaglio degli impegni elenca le pratiche che compongono il totale.

Il sistema verifica il plafond anche sul server. Se la nuova richiesta supera la disponibilità del castelletto, la creazione è bloccata con un messaggio che riporta limite, utilizzato e importo richiesto. La verifica viene ripetuta nei passaggi di stato che aumentano l'impegno, perché altre pratiche potrebbero avere occupato la linea nel frattempo. Non è possibile ridurre il limite o cambiare il criterio di impegno se questo farebbe superare il plafond.

Creare una pratica

1. Nella scheda Scadenze anticipabili scegliere Incassi clienti oppure Pagamenti fornitori. Una pratica non può mescolare le due tipologie.
2. Cercare e ordinare le scadenze. Per le fatture clienti, il numero del documento apre l'anteprima quando disponibile.
3. Selezionare le righe da anticipare e premere Prosegui con le selezionate.
4. Nell'offcanvas scegliere un castelletto attivo e indicare, per ogni scadenza, l'importo da richiedere. Il valore non può superare il residuo anticipabile. Aggiungere eventuali note interne.
5. Premere Crea bozza. Il sistema assegna un numero alla pratica e registra le scadenze incluse.

La disponibilità di una scadenza tiene conto anche delle quote già inserite in altre pratiche operative. L'elenco delle pratiche permette ricerca, ordinamento e filtro per stato. Il badge della scheda conta solo Bozza, Inviata, Accettata ed Erogata.

Gestire la richiesta e la risposta della banca

Usare il menu con tre puntini della pratica per cambiare stato. L'invio CBI resta nella funzione già presente nel gestionale: il cambio a Inviata registra lo stato della pratica, non sostituisce la trasmissione alla banca. Le pratiche possono essere annullate o rifiutate nei passaggi previsti; l'eliminazione è disponibile per una pratica annullata e libera le scadenze collegate.

Registrare accettazione ed erogazione

All'accettazione, l'offcanvas propone gli importi sulla base della percentuale standard del castelletto, se impostata. Correggere ogni riga secondo la comunicazione bancaria, anche quando la percentuale effettiva è diversa. Inserire la data prevista di erogazione: il cash flow la usa per il flusso previsto finché la pratica rimane Accettata.

All'erogazione, l'offcanvas ripropone gli importi del passaggio precedente. Inserire quanto è stato realmente accreditato per ciascun documento: non può superare l'importo accettato. Dopo l'erogazione non compare più l'importazione Excel.

Importare gli importi dalla banca

Per una pratica Accettata si può caricare un file .xlsx, massimo 5 MB. Il primo foglio deve avere nella prima riga le colonne Numero documento (oppure Numero fattura) e Importo erogato. Inserire una riga per ogni documento della pratica; usare 0 per un documento non erogato. Non sono ammessi numeri duplicati o documenti estranei.

Il file viene salvato temporaneamente nella cartella public dell'azienda e cancellato al termine dell'elaborazione. Conservare comunque l'originale ricevuto dalla banca nei propri archivi documentali.

Contabilità e rientro degli anticipi

Se il modulo Contabilità è attivo, alla conferma dell'erogazione si richiedono data registrazione, causale e conto Banca c/anticipi. Il conto della banca ordinaria deriva dall'anagrafica della banca. Il conto anticipi può essere proposto dalla banca di tipo ANT con lo stesso IBAN oppure scelto tramite ricerca nel piano dei conti. I due conti devono essere diversi. Un flag permette di proporre causale e conto nelle operazioni successive.

Quando si incassa una scadenza cliente o si salda una scadenza fornitore anticipata, lo scadenzario propone la Quota rientro anticipo: il minore tra pagamento e anticipo residuo. L'operatore può cambiarla, anche a zero, in base alla contabile bancaria. La quota non può essere negativa né superare il pagamento o l'anticipo residuo. La parte restante usa il conto banca ordinario; la quota di rientro usa il conto Banca c/anticipi impiegato all'erogazione.

Con il saldo il residuo dell'anticipo diminuisce e la disponibilità del castelletto si libera per la quota di rientro. Se il saldo viene annullato dalla sezione Saldati, il rientro viene annullato e l'impegno è ripristinato. Se il modulo Contabilità non è attivo, resta l'aggiornamento del castelletto senza la scrittura contabile dell'anticipo.

Esempio di incasso cliente

Anticipo residuo: 8.000 euro. Incasso: 3.000 euro. La quota proposta di rientro è 3.000 euro: Dare Banca c/anticipi 3.000; Avere Cliente 3.000. Se la banca non usa l'incasso per il rientro, impostare la quota a 0: il Dare va alla banca ordinaria. La registrazione deve seguire sempre la contabile bancaria effettiva.

Documenti controlli e cash flow

• Dal dettaglio della pratica si consultano importi richiesti, accettati ed erogati, oltre allo storico degli stati. Il PDF della pratica è disponibile con il permesso Stampa.
• Il fascicolo ZIP contiene riepilogo e mastrino in CSV. Per le fatture clienti prova ad aggiungere PDF e XML presenti; un file non reperibile viene ignorato. Per le pratiche fornitori l'implementazione attuale non aggiunge automaticamente PDF o XML delle fatture.
• Lo scadenzario evidenzia le scadenze anticipate e consente di filtrarle. Il cash flow evita di conteggiare due volte la quota già anticipata e mostra la differenza ancora da incassare o pagare.
• Nel Cruscotto il grafico mostra 13 punti mensili, una linea per castelletto, con colore richiamato sulla scheda. I KPI mostrano utilizzo medio, massimo e minimo. Lo storico usa il limite attuale perché i cambi passati del limite non sono storicizzati.

Verifiche in caso di errore

• Se il castelletto non compare, aggiornare il cruscotto e verificare banca, stato attivo e permessi. Una linea con pratiche collegate non può essere eliminata: disattivarla.
• Se la pratica non passa a Erogata con Contabilità attiva, verificare il conto ordinario della banca, una causale valida e un conto Banca c/anticipi diverso dal conto ordinario.
• Se l'Excel è rifiutato, controllare estensione .xlsx, intestazioni, presenza di tutti i documenti, assenza di duplicati e importi non superiori all'accettato.
• Se la disponibilità non coincide con la banca, aprire Impegni castelletto e confrontare stati, importi erogati residui e rientri delle singole pratiche.