Commenti attività e collegamenti operativi
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Il commento interno permette di documentare il lavoro senza presentarlo come risposta al cliente. È il luogo adatto per un passaggio di consegne, un’analisi, una nota sulle verifiche o una richiesta di supporto a un collega. Quando il cliente deve essere informato, usare anche una risposta pubblica appropriata.
Registrare un commento
- Aprire Commento oppure selezionare Commento interno nel pannello.
- Scrivere il fatto rilevato e la sua conseguenza operativa.
- Indicare chi deve agire e quale risultato si attende.
- Se necessario usare le opzioni di attività disponibili e confermare.
Una nota come Verificato errore sul documento 125, in attesa di confronto sul tracciato è più utile di Controllare. Evitare commenti che contengano password o valutazioni personali non necessarie all’assistenza.
Richiesta e resoconto di assistenza
Con i moduli e i permessi necessari, il pannello dei commenti propone Crea richiesta assistenza e Crea resoconto di assistenza. Queste funzioni collegano il ticket al processo operativo di intervento e rendicontazione. La loro disponibilità dipende dall’installazione e dalla configurazione delle aree documentali.
Prima della conferma verificare cliente, tipo di attività ed eventuali dati richiesti dal flusso. La creazione di un resoconto non va confusa con l’emissione automatica di una fattura. Controllare il documento generato e completarlo nel relativo modulo, soprattutto quando sono previsti importi, prestazioni o informazioni contrattuali.
Calendario e ToDO
Calendarizza associa l’attività alla data indicata quando la funzione è disponibile. Aggiungi a ToDO List consente di selezionare l’utente incaricato. Verificare il risultato nel calendario o nella ToDO del destinatario e non dedurre la presa in carico dal solo inserimento della nota.
Un appuntamento futuro non sospende automaticamente l’attesa o la SLA del ticket. Se cambia il programma, aggiornare sia la pratica sia l’attività correlata secondo il processo aziendale.
WhatsApp e altri contesti
Il comando Conversazione WhatsApp è disponibile quando il relativo modulo e i permessi sono attivi. Utilizzarlo per il contatto previsto e conservare nel ticket gli esiti utili alla continuità del lavoro. Non presumere che ogni messaggio scambiato in altri canali diventi automaticamente un intervento pubblico del ticket.
I collegamenti a chiamate e documenti servono a ricostruire la pratica; non sostituiscono il controllo di visibilità e destinatari nella comunicazione al cliente.