Creare la pratica da un ordine cliente
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La pratica da ordine cliente nasce dai prodotti selezionati nel documento e conserva il collegamento alle singole righe. La scelta avviene prima di salvare l'ordine. La creazione della pratica dipende dalla conferma del cliente: un ordine non confermato conserva la selezione, mentre un ordine confermato genera automaticamente la pratica.
Attivare la richiesta nell ordine cliente
Apri l'ordine cliente e raggiungi la schermata finale, nella quale sono presenti le opzioni di conferma e di creazione degli acquisti. Attiva Richiedi preventivi ai fornitori. La casella compare soltanto quando il modulo Preventivi fornitori è attivo e il tuo profilo dispone delle autorizzazioni richieste.
La casella Crea ordini di ACQUISTO fornitore permette di ordinare direttamente gli altri prodotti, secondo il normale funzionamento degli acquisti. Può rimanere attiva insieme alla richiesta di preventivi quando soltanto una parte delle righe è da preventivare. Controlla anche Già confermato dal cliente: questa scelta determina se la pratica deve nascere subito oppure alla conferma successiva.
Scegliere i prodotti prima del salvataggio
1. Compila e controlla i prodotti dell'ordine cliente, con le relative quantità e varianti. Attiva Richiedi preventivi ai fornitori e premi il pulsante di salvataggio del documento.
2. Prima della registrazione si apre il dialogo Prodotti da preventivare. Attendi il caricamento delle righe e degli utenti responsabili. Il dialogo mostra codice, eventuale variante, descrizione e quantità per ciascuna riga disponibile.
3. Seleziona le righe per cui desideri consultare i fornitori. Usa Seleziona tutti i prodotti se l'intero elenco deve andare a preventivo. Il conteggio indica quante righe hai scelto.
4. Scegli il Responsabile della pratica fra gli utenti proposti. I suoi dati verranno utilizzati nella firma delle richieste e dei solleciti; le email della pratica prevedono la copia conoscenza al suo indirizzo personale.
5. Premi Conferma selezione. Il gestionale verifica i dati e prosegue con il salvataggio del documento e con le eventuali conferme normalmente previste per l'ordine.
6. Se premi Annulla o chiudi il dialogo, il salvataggio dell'ordine si interrompe. Per registrare il documento premi nuovamente il pulsante di salvataggio e completa la scelta.
La selezione riguarda le righe, non una quantità libera da digitare nel dialogo. Se scegli la riga del codice 05820 con 100 PZ, il fabbisogno iniziale della pratica per quella riga sarà di 100 PZ. Codici ripetuti e varianti devono essere letti riga per riga: la selezione di una riga non seleziona automaticamente tutte le occorrenze dello stesso codice.
Salvare un ordine già confermato
Se Già confermato dal cliente è attivo, al salvataggio viene generata automaticamente la pratica per le sole righe selezionate. La pratica mantiene l'ordine cliente di origine e il responsabile scelto. Non devi ricopiare i prodotti né avviare una seconda pratica manualmente.
Apri il riferimento PF dall'elenco ordini oppure cerca il riferimento del documento nell'elenco pratiche. Verifica prodotti, quantità, varianti e responsabile. L'oggetto della pratica richiama l'ordine cliente di origine; prima del primo invio puoi usare Modifica richiesta, quando disponibile, per completare scadenza, note e altri dati consentiti.
La creazione automatica della pratica non spedisce email e non assegna da sola i fornitori da consultare. Apri la pratica, aggiungi i fornitori, controlla i prodotti assegnati a ciascuno e verifica l'anteprima. Invia poi le richieste con i comandi email descritti nei capitoli dedicati.
Salvare una bozza e confermarla in seguito
Se Già confermato dal cliente non è attivo, l'ordine viene salvato senza creare ancora la pratica. Restano memorizzati Richiedi preventivi ai fornitori, le righe selezionate e il responsabile. L'assenza di un numero PF in questa fase è quindi il risultato previsto.
1. Salva l'ordine non confermato dopo aver completato il dialogo di selezione.
2. Se devi correggere la scelta prima della conferma, riapri l'ordine, controlla il flag e salva nuovamente. Il dialogo ripropone le righe selezionate ancora riconoscibili; rileggi sempre la scelta dopo aver cambiato prodotti, varianti o quantità.
3. Quando ricevi la conferma del cliente, apri Elenco ordini clienti, individua il documento e usa il normale comando di conferma dell'ordine.
4. Se nell'ordine salvato è attivo Richiedi preventivi ai fornitori, la conferma crea automaticamente la pratica con la selezione memorizzata. Non è necessario riaprire il documento per ricopiare i prodotti.
5. Aggiorna l'elenco e controlla il riferimento PF fra gli altri riferimenti dell'ordine. Apri la pratica e prosegui con l'assegnazione dei fornitori.
Finché l'ordine è una bozza senza pratica, puoi disattivare Richiedi preventivi ai fornitori e salvare per rinunciare alla generazione automatica. Non considerare registrato un cambio di flag o di selezione finché il documento non è stato salvato correttamente.
Esempio di acquisto misto
L'ordine cliente contiene 100 alimentatori codice 05820, 20 supporti e 2 stampanti. Vuoi confrontare più offerte per gli alimentatori e acquistare direttamente gli altri prodotti dai fornitori già gestiti nel catalogo.
Attiva Richiedi preventivi ai fornitori e Crea ordini di ACQUISTO fornitore. Al salvataggio seleziona nel dialogo soltanto la riga 05820 da 100 PZ e scegli il responsabile. Conferma la selezione e completa il salvataggio.
Se l'ordine è già confermato, viene creata la pratica per i 100 alimentatori. Il percorso diretto degli ordini fornitori considera soltanto supporti e stampanti, applicando i normali criteri del gestionale. Non deve creare un ordine diretto anche per i 100 alimentatori da preventivare.
Se l'ordine non è confermato, le scelte restano memorizzate. Alla conferma dall'elenco partiranno la pratica per gli alimentatori e, se l'opzione di acquisto diretto è rimasta attiva, il normale percorso ordini per gli altri prodotti. Gli alimentatori si acquisteranno successivamente dalla pratica, dopo la valutazione delle offerte.
Selezionare tutti i prodotti
Se selezioni tutte le righe disponibili, Crea ordini di ACQUISTO fornitore viene disattivato e non può essere attivato per lo stesso salvataggio. Tutti i prodotti scelti seguiranno il percorso dei preventivi; gli ordini di acquisto saranno generati dalla pratica dopo la scelta delle offerte.
Per esempio, se l'unica riga dell'ordine contiene 100 alimentatori 05820 e la selezioni, tutto il fabbisogno passa alla pratica. Non viene creato contemporaneamente un ordine diretto da 100 pezzi al fornitore standard. Se torni a una selezione parziale, l'opzione di creazione diretta torna disponibile: attivala soltanto se vuoi acquistare subito i prodotti esclusi dalla consultazione.
Verificare i riferimenti e l avanzamento
Nell'Elenco ordini clienti il riferimento PF è riportato nell'area degli altri documenti collegati, con l'indicazione Prev.Fr. Aprilo per raggiungere la pratica. Nell'elenco delle pratiche è visibile il riferimento dell'ordine cliente di origine; puoi utilizzarlo anche nel filtro di ricerca.
La pratica riguarda le sole righe selezionate. Il fatto che siano già stati creati ordini diretti per gli altri prodotti non significa che l'intero ordine cliente sia ordinato. Le quantità da preventivare restano da acquistare fino alla generazione dei relativi ordini dalla pratica. Il capitolo 42 descrive i controlli sui riferimenti e sullo stato complessivo.
Gestire modifiche e interruzioni
Quando l'ordine è già collegato a una pratica, il vecchio editor blocca un nuovo salvataggio per proteggere i collegamenti fra le righe. Per gestire la richiesta apri la pratica e usa i comandi disponibili. La modifica iniziale della richiesta resta soggetta al blocco dopo il primo invio, descritto nel capitolo 10; riaprire una pratica chiusa non elimina tale vincolo.
Se occorre modificare il documento cliente già collegato, fai verificare il caso al responsabile del gestionale prima di intervenire. Una modifica dei dati della pratica non va considerata automaticamente una modifica delle quantità dell'ordine cliente. Non duplicare ordine o pratica per aggirare il blocco.
Se compare un messaggio di selezione scaduta o di prodotti modificati, rileggi l'ordine e ripeti la selezione al salvataggio. Se il messaggio indica che l'ordine è stato salvato ma la pratica non è stata generata, controlla prima il documento e i riferimenti già presenti. Fai verificare responsabile, prodotti e abilitazioni prima di ripetere la conferma; in questo caso non vengono avviati ordini diretti per compensare l'errore.