Registrare un invio effettuato esternamente
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Segna come inviata serve quando hai realmente spedito la richiesta con un altro programma o canale gestito dall'azienda. Non genera email, non allega documenti e non contatta il fornitore. Registra un fatto già avvenuto, utile a rendere comprensibile lo stato della consultazione.
La registrazione dell'invio ha effetti sulla pratica: impedisce la modifica dei dati iniziali e può rendere la richiesta idonea ai solleciti, quando restano righe senza risposta. Utilizza quindi il comando solo dopo una comunicazione effettiva e coerente con i prodotti della richiesta.
Procedura
1. Controlla che il PDF consegnato o spedito esternamente corrisponda al destinatario e alla versione della richiesta.
2. Torna alla riga del fornitore e scegli Segna come inviata, se disponibile.
3. Leggi il dialogo di conferma e registra l'invio. Non usarlo durante un'email già in coda o con esito da verificare.
4. Conserva secondo le procedure aziendali la prova della comunicazione esterna e registra le successive risposte nella pratica.
Esempio operativo
Scarichi il PDF e lo invii con il client di posta aziendale. Dopo aver controllato la cartella della posta inviata, registri l'invio nel gestionale. Se invece hai solo scaricato il documento per rileggerlo, la richiesta deve rimanere non inviata.
Controllo del risultato
La registrazione manuale non crea automaticamente una riga di spedizione email equivalente a quella prodotta dal servizio del gestionale. Distingui lo stato commerciale della richiesta dall'esistenza di un tentativo email archiviato. Se l'invio del gestionale è INCERTO, usa la verifica dell'esito prevista nello storico, dopo aver controllato la posta.